ムダにならない打ち合わせの進め方

お客さんとの打ち合わせの進め方は、どうすればいいのでしょうか?
お客さんからの要望で打ち合わせをすることが多いのですが、時間が取られて生産性が上がりません。
お客さんや見込み客から「打ち合わせをしたい」と言われて出向いたものの、結局おしゃべりをして帰ってきただけです。
ムダな打ち合わせにならないためには、どのように打ち合わせを進めればいいでしょうか?

フリーランスや個人事業者が日ごろ、お客さんとお話しをする上で行われる「打ち合わせの進め方」についてお伝えします。

打ち合わせをするからには、ただ単に「お話しをした」というだけではなく、何か物事が進むような打ち合わせをしたいですね。
この記事でわかること
  • ムダな打ち合わせが増えてしまう理由
  • 時間をムダにしない打ち合わせの進め方
この記事の信頼性

個人事業から最大スタッフ10人程度までのスモールビジネス専門のコンサルタントです。
自治体(県や市)、商工会議所などの経営相談員やセミナー講師の委託も受けていますので、あるていど安心していただけるかと思います。

ムダな打ち合わせが増えてしまう理由

ワシは大企業から個人事業者の打ち合わせまでたくさん出席していますが、やっぱりビジネス規模が小さくなればなるほど「ムダな打ち合わせ」が増えます。

なぜかというと「打ち合わせの進め方」を知っている人が少ないからですね。

ムダな打ち合わせが増えてしまういちばん大きな理由は「なんとなく打ち合わせる」ことが多いからです。

目的もなく、ただ何となく

打ち合わせれば何か前に進むのではないか

という曖昧な目的で、ただたんに「仕事をした気になる」というだけの、ムダな打ち合わせが増えてきます。

おしゃべりしたいが目的の「打ち合わせ」

実際、世の中に多い「打ち合わせ」は、コレなんじゃないかと思います。

「おしゃべりしたい」という目的で、罪悪感をなくすために「打ち合わせ」と称しているものです。

べつに「懇親」だとか「情報交換」が目的なのであれば、それはそれでよいのです。

ただ「打ち合わせだということにしておく」という「すり替え」が、ことの本質を見極めにくくしているのです。

なので「おしゃべりしたいのでお茶しましょう」だとか「情報交換しましょう」とお声をかければいいのです。

別に飲み会にしてもイイですしね。

そうすれば相手もそのつもりで応答することができますし、お互いに時間を無駄にしなくて済む、ということです。

問題は「打ち合わせなのにムダ」だということなので、懇親会のつもりで懇親するぶんには、何も問題がないはずですね。

打ち合わせをしなくても済むことは打ち合わせる必要がない

「意識共有」「情報伝達」といった目的であれば、現在ではメールなどの「非同期通信」のほうが効率がよいため、顔を合わせての打ち合わせとなると、本来は「よほどのこと」であってしかるべきなのです。

ではその「よほどこと」とは何か。

それは「決めること」です。

「決めない打ち合わせ」はほぼムダ

ムダな打ち合わせがなかなか減らないのには、理由がいくつかあります。

ひとつには、さきほどのように「目的が曖昧」だと、「え~と何から話をしましょうか」ということになり、そもそもその打ち合わせをやる意味自体が疑われます。

そしてもうひとつ。

現実的に「ムダが多い打ち合わせの特徴」として多いパターンが

「思い付きで話題が変わっていく」

ことです。

たとえば、「ホームページに掲載する写真をどのようにして準備するか」について会話をしているときに

そういえばさ、先日撮ったあの写真、もう少し何とかならなかったの?

あれはどうしてあんなふうになっちゃったの?

というように「写真」というキーワードをきっかけに「思いついた問題点」について話しをはじめてしまうことです。

話題を上げている本人は「問題点を指摘しているつもり」なので、有益な会話をしていると思っています。

だけど「いま決めなくてはいけないこと」から、明らかに話題が逸れて行くきっかけをつくってしまっていますね。

「思うがままに話題が移っていく会話」は、議論や会議ではなくて「おしゃべり」の形式です。

ここでは

その話題についてはまたのちほど。

今はホームページに掲載する写真について決めましょう。

と話しを元にもどす役割の人「ファシリテーター」(話の流れを整理する人)、つまり「進行役」の役割をする人が大事になってきます。

ところが多くの場合、この進行役の人自身が、逸れている話題に乗ってしまったり、自分から逸らしたりしてしまいます。

よい打ち合わせになるかどうかは最初に決まる

その日の打ち合わせが「よい打ち合わせ」になるかどうかは、事前に、または打ち合わせの最初に決まります。

「よい打合せ」がどのようなものかをハッキリさせる

まず、打ち合わせが終わった後でどのようになっていると、「よい打ち合わせの進め方だった」と言えるのか。

これを自分または自社内で言語化しておくことが大事です。

一般的にはよい打ち合わせとは「決めるべきことが決まる打ち合わせ」です。

事前に打ち合わせの議題をお知らせしておく

まず、打ち合わせをするためには日程調整や「招集」をかけるための連絡をするはずです。

この時に「何のための打ち合わせなのか」をお知らせすることが大事です。

もし、先方から

打ち合わせをしたいので都合のよい日程を教えてください

といったように「テーマが定かでない打ち合わせのお誘い」が来た場合には、ハッキリと

何のための打ち合わせなのか

を問い合わせることが大事です。その返答にも

今後の方針を決めるため

というようなあいまいな返信が反ってくることがありますが、ここからは相手と自分の立場や「オトナの事情」も合わせて、さらに掘り下げて尋ねることも大事です。

相手先との関係次第ではありますが、必要がない場合は「その打ち合わせの必要があるのか」と問いかけることも重要です。

事前に打ち合わせのテーマさえ共有されていれば、当日になって「そんな話は聞いていない」というようなムダな駄々をこねる人も減るはずです。

事前に進行役と議題を決める

打ち合わせの最初に「この打ち合わせで決めるべきこと」を進行役の人が宣言することです。

もしその場で「イヤいま決めるべきことは違うだろ」という意見が出た場合は「何を決めるべきかを決める会議」(メタ会議)に入ることもあります。

本来は打ち合わせに入る前に決まっていないといけないことなので、この「決めるべきことが決まっていない状態」は、すでに打ち合わせの進め方としては失敗していると言えます。

でも、「何を決めるべきか決まっていない状態で議論を続ける」ことに比べたら、まだマシでしょう。

そして決まるべきことが決まったら、または「今は決まらない」ことが明らかになったら、その場でスパッと切り上げることが大事です。

脱線は進行役が元にもどす

「自称ムードメーカー」のような人が、議論の腰を折ったり、話しを脱線させることが多いですよね。

立場が上の人だったりすると、なおさら厄介です。

ここは進行役の人が、上手に聞き流しながら、頃合いを見て議題に戻すしかありません。

実際、打ち合わせの中では「息抜き」で冗談なども必要にはなりますが、大事な議論をしている時の脱線は困りますよね。

脱線を中断させられたことを根に持つ人もいるので、厄介です。

進行役のかた、ホントお疲れ様です(笑

大事なことは

打ち合わせの大事な局面で話題を脱線させることはみんなに迷惑

という同意をチーム内で持っておくことですね。

検討事項が決定したら終了する

なぜか会議って「〇時~〇時まで」と開催時間が決められていることが多いです。

だけどさきほどからお伝えしているように、打ち合わせの目的は「何かを決めること」です。

決めるべきことが決まったら、予定時間内であってもすぐに散会して、他の仕事に戻ったほうがオトクです。

「まだ会議時間中だから」とムダなおしゃべりに突入しないようにしたいですね。

もちろん「意識して自覚的に」おしゃべりタイムや休憩タイムに入ることについては問題ないと思います。

まとめ:打合せを進めるには、もっとも大事な資源「時間」大事にする意識を

この記事のまとめです。

  • 打ち合わせを開催する基準を明確にする。(開催する必要のない打ち合わせをムダに開催しない)
  • 打ち合わせのテーマ(議題)と進行役を事前に決める。
  • 出席者には事前に打ち合わせの目的や議題を周知する。
  • 脱線やおしゃべりがムダの時間の大半。

実際には「出なくてはいけない打ち合わせ」などもあって、なかなかすべて合理的に進めるわけにもいかないことが多いです。

でも、スモールビジネスの人は、「人的資源は自分のみ」という人が多いです。

どういうことかというと「自分が打ち合わせをしている間に仕事を進めてくれる人はいない」ってことです。

つまり「自分の時間がお金を生み出すための唯一の資源」と言っていいわけです。

スモールビジネスの人ほど「打ち合わせ」を大事にして、ムダにしないような心がけが大事ですね。

おまけ:個人事業やフリーランスのためのビジネス勉強会オンラインサロン

個人事務所や小さなビジネスを進めている人たちのための、オンラインサロン形式のビジネス勉強会です。

毎月の動画セミナーやグループコンサルティングで、仲間と共に継続的にビジネスについて学ぶことができます。

 

ひとりで経営している人に役立つ無料メルマガ配信中

フリーランスや個人事業、「起業をやりなおしたい人」を中心に1,000人の方から支持を頂いているメルマガです。