ムダにならない打ち合わせの進め方
昨日は打ち合わせでした。
数か月ぶりのご相談者の元に、商工会議所のご担当者さんとご訪問してきました。
打ち合わせや会議って、大企業からスモールビジネスまで、日常的に実施していますよね。
ワシは大企業から個人事業者の打ち合わせまでたくさん出席していますが、やっぱり規模が小さくなればなるほど「ムダな打ち合わせ」が増えます。
なぜかというと「打ち合わせの進め方」を知っている人が少ないからですね。
「なんとなく打ち合わせる」
という、目的が曖昧だと、ただたんに「仕事をした気になる」というだけの、ムダな打ち合わせが増えてきます。
あと「意識共有」「情報伝達」といった目的であれば、現在ではメールなどの「非同期通信」のほうが効率がよいため、顔を合わせての打ち合わせとなると、本来は「よほどのこと」であってしかるべきなのです。
ではその「よほどこと」とは何か。
それは「決めること」です。
「決めない打ち合わせ」はほぼムダ
ムダな打ち合わせがなかなか減らないのには、理由がいくつかあります。
ひとつには、さきほどのように「目的が曖昧」だと、「え～と何から話をしましょうか」ということになり、そもそもその打ち合わせをやる意味自体が疑われます。
そしてもうひとつ。
現実的に「ムダが多い打ち合わせの特徴」として多いパターンが
「思い付きで話題が変わっていく」
ことです。
たとえば、「ホームページに掲載する写真をどのようにして準備するか」について会話をしているときに
そういえばさ、先日撮ったあの写真、もう少し何とかならなかったの？
あれはどうしてあんなふうになっちゃったの？
というように「写真」というキーワードをきっかけに「思いついた問題点」について話しをはじめてしまうことです。
話題を上げている本人は「問題点を指摘しているつもり」なので、有益な会話をしていると思っています。
だけど「いま決めなくてはいけないこと」から、明らかに話題が逸れて行くきっかけをつくってしまっていますね。
「思うがままに話題が移っていく会話」は、議論や会議ではなくて「おしゃべり」の形式です。
ここでは
その話題についてはまたのちほど。
今はホームページに掲載する写真について決めましょう。
と話しを元にもどす役割の人「ファシリテーター」（話の流れを整理する人）、つまり「進行役」の役割をする人が大事になってきます。
ところが多くの場合、この進行役の人自身が、逸れている話題に乗ってしまったり、自分から逸らしたりしてしまいます。
よい打ち合わせになるかどうかは最初に決まる
そう考えると、その日の打ち合わせが「よい打ち合わせ」になるかどうかは、最初に決まります。
よい打ち合わせとは「決めるべきことが決まる打ち合わせ」なのですから、打ち合わせの最初に「この打ち合わせで決めるべきこと」を進行役の人が宣言することです。
もしその場で「イヤいま決めるべきことは違うだろ」という意見が出た場合は「何を決めるべきかを決める会議」（メタ会議）に入ることもあります。
これも時間がムダなように思えますが、「何を決めるべきか決まっていない状態で議論を続ける」ことに比べたら、まだマシでしょう。
そして決まるべきことが決まったら、または「今は決まらない」ことが明らかになったら、その場でスパッと切り上げることが大事です。
実際には「出なくてはいけない打ち合わせ」などもあって、なかなかすべて合理的に進めるわけにもいかないことが多いです。
でも、スモールビジネスの人は、「人的資源は自分のみ」という人が多いです。
どういうことかというと「自分が打ち合わせをしている間に仕事を進めてくれる人はいない」ってことです。
つまり「自分の時間がお金を生み出すための唯一の資源」と言っていいわけです。
スモールビジネスの人ほど「打ち合わせ」を大事にして、ムダにしないような心がけが大事ですね。
